Привіт! Мене звати «Project Guru». Я бот, який допоможе тобі написати проєкт. Я створений командою Фонду родини Богдана Гаврилишина та експерткою з проєктного менеджменту Іриною Прокоф’євою за підтримки Українського культурного фонду. Я допоможу систематизувати твої бурхливі ідеї у просту лаконічну форму, а також поділюся знаннями про проєктний менеджмент загалом.
Проєкт — це система запланованих дій, що пов’язані між собою. Вони направлені на вирішення конкретної проблеми або досягнення конкретної, попередньо сформульованої мети.
Час виконання проєкту є обмеженим. Також у проєкті завжди є обмежені ресурси, а сам проєкт – це тимчасова система.
Якщо ви цікавитесь управлінням проєктами, плануєте втілити в життя свій власний проєкт, вам може бути корисно дізнатись про так званий трикутник проєкту або трикутник управління проєктом.
Як бачите, у цього трикутника дуже важливі грані: час, вартість, зміст, а доповнює його всередині – якість.
Найкращий спосіб сформулювати мету проєкту – це відштовхнутись від проблеми, яку має вирішити проєкт. Для цього існує зручний інструмент: дерево проблем та дерево рішень (або дерево цілей).
Коли ми сформулювали проблему, до яких негативних наслідків вона призводить та які її причини, ми можемо трансформувати дерево проблем у дерево рішень, або ж дерево цілей.
Проєктний план має давати нам відповідь на такі питання:
Період формування ідеї та концепції проєкту, що може включати в себе дослідницьку роботу або формування проєктної заявки.
Визначення чітких цілей та задач проєкту, очікуваних результатів, формування команди та розподіл ролей, підготовка детального плану проєкту (бюджет, задачі, ресурси, часові рамки).
Втілення в життя плану проєкту для досягнення його цілей. Зазвичай, найдовший етап у проєкті.
Підготовка звітності, закриття договорів, розформування команди, аналіз результатів та успішності проєкту.
Цільова аудиторія — це група людей, на чию поведінку, сприйняття або стан ми хочемо вплинути.
Відповідаємо на наступні питання:
Коштрис — це перелік усіх необхідних витрат та доходів проєкту без прив’язки до часу, перелік статей, згрупованих за типом витрат.
Календарний бюджет проєкту — це коли ми розподіляємо витрати та надходження у часі: скільки ми маємо витратити у конкретний місяць підготовки чи реалізації проєкту, скільки грошей та в який момент часу маємо залучити в проєкт. В залежності від масштабу та тривалості проєкту таке планування бюджету може робитись на кожен тиждень проєкту, або помісячно.
Зацікавлені сторони — це особи або організації, які приймають участь в проєкті або інтереси яких можуть бути зачеплені як позитивно, так і негативно в ході виконання або в результаті завершення проєкту.
Стейкхолдерами вашого проєкту можуть бути всі суб’єкти, які можуть повпливати на ваш проєкт або проявляють до нього інтерес.
Ризик — це проблема, яка ще не виникла.
Проблема — це ризик, який відбувся.
Для початку відкрийте свій план проєкту, подивіться на всі його етапи, задачі, які перед вами стоять, і задайте собі питання: що може піти не так?
Складіть перелік ризиків та зафіксуйте, до яких наслідків для проєкту призведе настання кожного ризику. Розуміння наслідків допоможе визначити, наскільки кожен окремий ризик є критичним для проєкту.
Для того, щоб розподілити відповідальності і ролі в команді, проєктні менеджери часто використовують інструмент, який називається RASCI-матриця, або матриця відповідальності.
R — responsible (відповідальний)
A — accountable/approver (кому підзвітний/хто приймає результат роботи)
S — support (підтримка)
C — consulted (консультування)
I — informed (проінформований)
Проєкт реалізовано Фондом родини Богдана Гаврилишина за фінансової підтримки Українського культурного фонду
Зміст даного сайту не є офіційною позицією УКФ