Чат Бот
ProjectGuru – твій помічник у написанні проєктів в Telegram!
Привіт! Мене звати «Project Guru». Я бот, який допоможе тобі написати проєкт. Я створений командою Фонду родини Богдана Гаврилишина та експерткою з проєктного менеджменту Іриною Прокоф'євою і є частиною програми «Креативна молодь змінить Україну», яка реалізується за підтримки Українського культурного фонду. Я допоможу систематизувати твої бурхливі ідеї у просту лаконічну форму, а також поділюся знаннями про проєктний менеджмент загалом.
Що таке проєкт?
Проєкт — це система запланованих дій, що пов'язані між собою. Вони направлені на вирішення конкретної проблеми або досягнення конкретної, попередньо сформульованої мети.

Час виконання проєкту є обмеженим. Також у проєкті завжди є обмежені ресурси, а сам проєкт - це тимчасова система.
Логіка управління проєктами
Якщо ви цікавитесь управлінням проєктами, плануєте втілити в життя свій власний проєкт, вам може бути корисно дізнатись про так званий трикутник проєкту або трикутник управління проєктом.

Як бачите, у цього трикутника дуже важливі грані: час, вартість, зміст, а доповнює його всередині - якість.
Цілі проєкту
Найкращий спосіб сформулювати мету проєкту - це відштовхнутись від проблеми, яку має вирішити проєкт. Для цього існує зручний інструмент: дерево проблем та дерево рішень (або дерево цілей).

Коли ми сформулювали проблему, до яких негативних наслідків вона призводить та які її причини, ми можемо трансформувати дерево проблем у дерево рішень, або ж дерево цілей.
Планування проєкту
Проєктний план має давати нам відповідь на такі питання:
  • Чому та навіщо ми робимо проєкт?
  • Чого хочемо досягти?
  • Що конкретно ми для цього робимо?
  • Для кого ми це робимо?
  • Яким чином ми будемо це робити?
  • Коли ми будемо це робити?
  • Що нам для цього потрібно (які ресурси)?
  • Хто це буде робити?
  • Де ми будемо це робити?
Етапи проєкту
Ініціювання
Період формування ідеї та концепції проєкту, що може включати в себе дослідницьку роботу або формування проєктної заявки.
Планування
Визначення чітких цілей та задач проєкту, очікуваних результатів, формування команди та розподіл ролей, підготовка детального плану проєкту (бюджет, задачі, ресурси, часові рамки).
Реалізація
Втілення в життя плану проєкту для досягнення його цілей. Зазвичай, найдовший етап у проєкті.
Завершення
Підготовка звітності, закриття договорів, розформування команди, аналіз результатів та успішності проєкту.
Цільова аудиторія та карта емпатії
Цільова аудиторія — це група людей, на чию поведінку, сприйняття або стан ми хочемо вплинути.

Відповідаємо на наступні питання:
  • З ким ми говоримо (яка наша цільова аудиторія)?
  • Що ми хочемо їм сказати (наше ключове повідомлення)?
  • Хто повинен це говорити (хто буде спікерами проєкту)?
  • Як ми повинні це сказати (який тон комунікації, через які канали ми маємо комунікувати з аудиторією)?
  • І коли ми маємо комунікувати, в які моменти проєкту?
Бюджет проєкту
Коштрис — це перелік усіх необхідних витрат та доходів проєкту без прив'язки до часу, перелік статей, згрупованих за типом витрат.

Календарний бюджет проєкту — це коли ми розподіляємо витрати та надходження у часі: скільки ми маємо витратити у конкретний місяць підготовки чи реалізації проєкту, скільки грошей та в який момент часу маємо залучити в проєкт. В залежності від масштабу та тривалості проєкту таке планування бюджету може робитись на кожен тиждень проєкту, або помісячно.
Зацікавлені сторони
Зацікавлені сторони — це особи або організації, які приймають участь в проєкті або інтереси яких можуть бути зачеплені як позитивно, так і негативно в ході виконання або в результаті завершення проєкту.

Стейкхолдерами вашого проєкту можуть бути всі суб'єкти, які можуть повпливати на ваш проєкт або проявляють до нього інтерес.
Ризики
Ризик — це проблема, яка ще не виникла.
Проблема — це ризик, який відбувся.

Для початку відкрийте свій план проєкту, подивіться на всі його етапи, задачі, які перед вами стоять, і задайте собі питання: що може піти не так?

Складіть перелік ризиків та зафіксуйте, до яких наслідків для проєкту призведе настання кожного ризику. Розуміння наслідків допоможе визначити, наскільки кожен окремий ризик є критичним для проєкту.
Робота з командою
Для того, щоб розподілити відповідальності і ролі в команді, проєктні менеджери часто використовують інструмент, який називається RASCI-матриця, або матриця відповідальності.

R — responsible (відповідальний)
A — accountable/approver (кому підзвітний/хто приймає результат роботи)
S — support (підтримка)
C — consulted (консультування)
I — informed (проінформований)
Проєкт реалізовано Фондом родини Богдана Гаврилишина за фінансової підтримки Українського культурного фонду Зміст даного сайту не є офіційною позицією УКФ